Celem funkcjonującego w PKO Banku Polskim SA systemu kontroli wewnętrznej jest zapewnienie: skuteczności i efektywności działania Banku, wiarygodności sprawozdawczości finansowej, przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku oraz zgodności działania z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi, a także rekomendacjami nadzorczymi oraz przyjętymi w Banku standardami rynkowymi. W oparciu o system kontroli wewnętrznej Bank identyfikuje ryzyko związane z każdą operacją, transakcją, produktem, usługą i procesem oraz wynikające ze struktury organizacyjnej Banku i Grupy Kapitałowej Banku.
W ramach systemu kontroli wewnętrznej Bank wyodrębnia:
- funkcję kontroli mającą za zadanie zapewnienie przestrzegania mechanizmów kontrolnych dotyczących w szczególności zarządzania ryzykiem w Banku, która obejmuje wszystkie jednostki organizacyjne Banku (jednostka) i komórki organizacyjne Centrali (komórka) oraz usytuowane w nich stanowiska odpowiedzialne za realizację zadań przypisanych tej funkcji,
- komórkę do spraw zgodności mającą za zadanie we współpracy z jednostkami i komórkami Banku, identyfikację, ocenę, kontrolę oraz monitorowanie ryzyka braku zgodności działania Banku z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi Banku, przyjętymi w Banku standardami rynkowymi oraz przedstawianie raportów w tym zakresie,
- niezależną komórkę audytu wewnętrznego mającą za zadanie badanie i ocenę, w sposób niezależny i obiektywny, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, z wyłączeniem komórki audytu wewnętrznego.
Funkcja kontroli realizowana jest poprzez kontrolę wewnętrzną funkcjonalną tj. działania realizowane w sposób ciągły, polegające na sprawdzaniu czynności wykonywanych przez wszystkich pracowników Banku, w tym stosowania przez nich mechanizmów kontrolnych, w celu zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi Banku oraz bieżące oddziaływanie i reagowanie na nieprawidłowości. Wszyscy pracownicy Banku odpowiadają za podejmowanie czynności kontrolnych i rzetelne wykonywanie obowiązków, a także stosują mechanizmy kontrolne w ramach powierzonych im zadań i czynności wynikających z przepisów wewnętrznych Banku.
Kierujący jednostkami i komórkami odpowiedzialnymi za tworzenie projektów przepisów wewnętrznych Banku, zapewniają ich zgodność z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i przepisami wewnętrznymi Banku, natomiast pracownicy jednostek i komórek są zobowiązani do przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów prawa i przepisów wewnętrznych Banku oraz wykonywania powierzonych zadań zgodnie z tymi przepisami. Przepisy wewnętrzne Banku weryfikowane są pod kątem możliwości generowania ryzyka braku zgodności przez komórkę do spraw zgodności, m.in. w oparciu o analizy powszechnie obowiązujących przepisów prawa, standardów postępowania przyjętych w środowisku bankowym, wystąpień organów nadzoru finansowego oraz innych organów administracji.
Audyt wewnętrzny stanowi niezależną i obiektywną działalność o charakterze kontrolnym i doradczym polegającą na systematycznej i dokonywanej w uporządkowany sposób ocenie istotnych procesów oraz wskazywaniu kierunków działań wpływających na podniesienie jakości i
efektywności funkcjonowania Banku. Zarówno stosowanie przez pracowników Banku mechanizmów kontrolnych, jak i zgodność wykonywania zadań w jednostkach i komórkach z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi Banku oraz przyjętymi w Banku standardami rynkowymi, sprawdzane jest w toku audytów wewnętrznych.
W celu zapewnia rzetelności i poprawności funkcjonowania procesu sporządzania sprawozdań finansowych w Banku zaprojektowano i wdrożono szereg mechanizmów kontrolnych, które wbudowano w funkcjonalność systemów sprawozdawczych oraz w regulacje wewnętrzne dotyczące tego procesu. Mechanizmy te polegają m.in. na stosowaniu w sposób ciągły weryfikacji i rekoncyliacji danych sprawozdawczych z księgami rachunkowymi, analitycznymi i innymi dokumentami będącymi podstawą sporządzania sprawozdań finansowych oraz z obowiązującymi przepisami w zakresie zasad rachunkowości i sporządzania sprawozdań finansowych.
Proces sporządzania sprawozdań finansowych jest cyklicznie poddawany wielostopniowej kontroli wewnętrznej funkcjonalnej, w szczególności w zakresie poprawności uzgodnień rachunkowych, analizy merytorycznej i rzetelności informacji. Zgodnie z przepisami wewnętrznymi, sprawozdania finansowe są akceptowane przez Zarząd PKO Banku Polskiego SA oraz Komitet Audytu Rady Nadzorczej powołany przez Radę Nadzorczą PKO Banku Polskiego SA w 2006 roku.
Do zadań Komitetu Audytu Rady Nadzorczej należy m.in. monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej, w tym przegląd okresowych i rocznych sprawozdań finansowych jednostkowych i skonsolidowanych, ze szczególnym uwzględnieniem:
- informacji dotyczących istotnych zmian w polityce rachunkowości i sprawozdawczości oraz sposobie dokonywania znaczących dla sprawozdawczości finansowej szacunków i ocen kierownictwa, a także zgodności procesu sprawozdawczości finansowej z obowiązującymi przepisami prawa,
- znaczących korekt wynikających z badania oraz opinii audytora z badania sprawozdań finansowych, omówienia wszelkich problemów, zastrzeżeń i wątpliwości wynikających z badania sprawozdań finansowych oraz analizy zaleceń audytora zewnętrznego kierowanych do Zarządu Banku oraz odpowiedzi Zarządu Banku w tym zakresie.
Opis współpracy Komitetu Audytu z audytorem zewnętrznym oraz jej ocena znajduje się w sporządzanym corocznie sprawozdaniu z działalności Komitetu Audytu stanowiącym załącznik do sprawozdania Rady Nadzorczej z działalności tego organu.
Podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych
Zgodnie z treścią uchwał Rady Nadzorczej (ostatniej z dnia 29 stycznia 2014 roku) w sprawie zasad wyboru podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych PKO Bank Polski SA stosuje regułę, zgodnie z którą przyjmuje się, iż:
- maksymalny okres nieprzerwanej współpracy z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych wynosi 6 lat, a począwszy od okresu współpracy obejmującej badanie sprawozdań finansowych za lata 2015-2017 maksymalny okres współpracy wynosi 5 lat,
- umowę na badanie oraz przegląd sprawozdań finansowych zawiera się maksymalnie na okres 3 lat,
- podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych może ponownie wykonywać czynności badania sprawozdań finansowych po upływie co najmniej 3 lat.
W dniu 11 marca 2015 roku Rada Nadzorcza PKO Banku Polskiego SA dokonała wyboru KPMG Audyt Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa jako podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych PKO Banku Polskiego SA oraz skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego SA. KPMG Audyt Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, ul. Inflancka 4A jest wpisana na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdań finansowych, prowadzoną przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów pod numerem 3546. Wybór podmiotu uprawnionego do badania i przeglądu sprawozdań finansowych dokonany został przez Radę Nadzorczą Banku zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami zawodowymi, na podstawie § 15 ust.1 pkt 3 statutu Banku.
W dniu 10 kwietnia 2015 roku pomiędzy PKO Bankiem Polskim SA i podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych firmą KPMG Audyt Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa została zawarta umowa na przeprowadzenie badania i przeglądu sprawozdań finansowych Banku i Grupy Kapitałowej PKO Banku Polskiego SA za lata 2015 - 2016.
Łączna wysokość należnego wynagrodzenia netto KPMG Audyt Sp. z o.o. Sp.k. z tytułu badania sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego PKO Banku Polskiego SA wyniosła w 2015 roku 1 250 tys. PLN oraz z tytułu usług poświadczających, w tym przeglądu sprawozdań finansowych wyniosła w 2015 roku 974 tys. PLN. Z tytułu pozostałych usług wypłacono wynagrodzenie netto w 2015 roku 34 tys. PLN.
Ponadto w 2015 roku firmie PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o., poprzedniemu audytorowi PKO Banku Polskiego SA, wypłacono wynagrodzenie netto z tytułu usług poświadczających, w tym przeglądu sprawozdań finansowych w wysokości 1 045 tys. PLN.
W 2014 roku podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych PKO Banku Polskiego SA była firma PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o., a łączna wysokość należnego wynagrodzenia netto PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. z tytułu badania sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego PKO Banku Polskiego SA wyniosła 1 540 tys. PLN, z tytułu usług poświadczających, w tym przeglądu sprawozdań finansowych wyniosła 2 568 tys. PLN. Wysokość pozostałego wynagrodzenia netto wypłaconego PricewaterhouseCoopers Sp. z o.o. z tytułu świadczenia usług doradztwa podatkowego 1 787 tys. PLN a z tytułu pozostałych usług 810 tys. PLN.